Gedurende die afgelope dekade het die oorheersing van oop ruimtes in moderne kantore meer duidelik geword en ander soorte ruimtelike organisasies verdring. Alhoewel oop ruimtes die interaksie tussen werknemers verbeter en vaste eiendomskoste verlaag, maak dit dit ook moeiliker om te fokus en op werk te konsentreer, wat die produktiwiteit negatief beïnvloed en uiteindelik die voordele kan oorskry.
Natuurlik moet feitlik elke kantoor oop kommunikasieareas hê wat die frekwensie en doeltreffendheid van werkersinteraksies verhoog en die waarskynlikheid van innovasie verhoog. Sulke gebiede skep egter visuele en geraasinterferensie in oop ruimtes wat konsentrasie belemmer, en werk wat konsentrasie verg, is net so belangrik soos spanwerk. Daarom is dit die moeite werd om uit te vind wat presies konsentrasie beïnvloed, hoe u kan vermy om dit te verloor, en ook hoe u oop gebiede bekwaam kan kombineer met areas vir gefokusde werk.
Almal weet van die probleem met geraas en verlies aan konsentrasie in die oop ruimte, maar ongelukkig is daar min mense wat ernstig daaroor besig is. Miskien omdat die klank nie gesien kan word nie, onderskat ons die betekenis daarvan. As daar byvoorbeeld 'n lekkasie in die kantoor is, alhoewel dit nie baie ernstig is nie, sal die verantwoordelike personeel dit onmiddellik begin regmaak. Klanklekkasies kan net so skadelik wees vir kantoorwerk, maar om een of ander rede ignoreer ons hierdie probleem maklik, anders as 'n nat tapyt.
Volgens Haworth Research Centre verloor werknemers gemiddeld 28% van hul werktyd weens afleiding in die kantoor. As gevolg hiervan moet hulle hul werkdag vroeg begin of laat bly om alle take wat stilte en konsentrasie verg, te voltooi. Hierdie probleem is nog lank nie nuut nie. Kantoorwerkers het dikwels plekke nodig om terug te trek en te fokus, en ongelukkig word hierdie faktor die minste in oop werkruimtes in ag geneem. Volgens statistieke uit die studie meen meer as die helfte van alle werknemers dat dit moeilik is om in hul kantoor te konsentreer, en daarom mors hulle baie tyd.
Benewens die visuele rommel en geraasbesoedeling wat werknemers in oopplankantore moet trotseer, word hulle gebombardeer met afleiding soos e-pos, gonsende slimfone en pop-up-boodskappe. 'N Oormaat inligting deurlopende mobiele en internetkommunikasie "verlam" hulle, wat minder tyd gee om te fokus op hul werk en nie-standaard probleemoplossing. Die menslike brein werk op dieselfde manier as duisend jaar gelede, maar nou het ons al hierdie tegnologieë, en ons biologie het nie tred gehou met die ontwikkeling daarvan nie. Inligting oorlaai het vinnig 'n negatiewe neiging in die menslike kapitaalmark geword.
Verlies aan konsentrasie
Terwyl hy aan een taak werk, kan 'n persoon op so 'n manier fokus dat hy slegs die inligting wat hy as belangrik ag, raaksien en alles anders ignoreer. Dit is 'n ongelooflike vermoë van die menslike brein. Wanneer veelvuldige afleidings egter voorkom, verskuif die aandag dikwels van die taak na die minder belangrike.
Dit is belangrik om daarop te let dat afleidings in twee tipes opgedeel kan word: intern en ekstern. En volgens die studie neem dit gemiddeld 23 minute voordat werknemers herfokus en weer werk toe onderbreek deur eksterne afleiding. Dit is interessant dat hulle sodoende op ten minste twee ander take fokus voordat hulle terugkeer na die taak wat hulle voorheen gedoen het.
Interne faktore is gewoonlik persoonlike gedagtes of ervarings wat nie direk verband hou met werk nie, byvoorbeeld wat om vir middagete te eet of watter dinge vir die aand oorbly. Dit is ietwat moeiliker om terug te keer werk toe, afgelei deur interne faktore, en dit duur ongeveer 30-35 minute. Ons spandeer dus heelwat kognitiewe inspanning om ons eie afleidende gedagtes te beheer. Daarom is dit so belangrik om die effek van eksterne faktore tot die minimum te beperk. Hoe meer moeite nodig is om eksterne faktore te hanteer, hoe meer word iemand se aandag afgelei en hoe meer tyd sal vermors word.
Hoe meer multitasking, hoe laer is die doeltreffendheid
Die menslike brein is nie in staat om inligting op dieselfde manier te verwerk as 'n rekenaar wat verskeie prosesse gelyktydig kan uitvoer nie. Mense is geneig om meer in 'n reeks aksies te wees. As ons probeer om twee of meer take te verrig, voel ons asof ons alles tegelyk doen. In werklikheid mors ons baie tyd deur tussen take te wissel, en hoe langer dit voltooi word, hoe meer verloor ons konsentrasie en hoe meer foute maak ons. Baie verwys selfs na multitasking as 'n ander vorm van afleiding, aangesien verskeie take geneig is om die aandag tussen hulle af te lei.
Ons het byvoorbeeld die taak om verskeie glase uit een bottel water te vul. Ons kan dit nie terselfdertyd vul nie, dus vul ons dit heeltemal een vir een, of bietjie vir bietjie, en keer op keer terug na leë glase. In die eerste geval sal ons natuurlik vinniger en doeltreffender regkom, terwyl die proses in die tweede geval langer sal duur, terwyl ons meer water by die glase kan gooi. En hoe meer glase, hoe langer sal hierdie proses duur, en hoe meer water sal ons mors.
Tegnologie kan veral uitdagend wees as u multitasking doen, want met al die afleidings is ons besig om ons voor te berei om afgelei te word, en die meeste mense hanteer multitasking eenvoudig nie goed nie. As ons dus op een aktiwiteit fokus, werk ons produktiewer. Veral in die "vloei" toestand.
Kom in die stroom
Flow is 'n konsep in die sielkunde wat in die 1970's deur die Hongaarse sielkundige Mihai Csikszentmihalyi ontwikkel is. Hierdie term verwys na 'n geestestoestand waarin 'n persoon ten volle betrokke is by 'n sekere aktiwiteit, gemotiveerd, vol energie en dikwels tyd verloor. Op hierdie manier werk hy nie net produktiewer nie, maar ook kreatiewer.
Eksterne afleiding kan die fokus inmeng, maar het min of geen effek op diegene wat in die "vloei" -toestand is nie. Musiek in die kantoor kan byvoorbeeld deur een of ander afgelei word en byna ongemerk deur 'n ander, hoewel albei op dieselfde taak gefokus is. Dit kan beteken dat die tweede alreeds die toestand van "vloei" betree het, terwyl die ander slegs dit probeer doen, maar eksterne faktore inmeng.
Aan die ander kant hoef eksterne stimuli nie afleiding te wees nie, maar inteendeel, dit kan nuttig wees om die werk te verrig. Soms is dit nodig om die eksterne situasie en die omgewing te verstaan en te evalueer. Hierdie situasiebewustheid kan nuttig wees vir sekere aktiwiteite. As 'n mens byvoorbeeld bestuur, is hy gefokus, terwyl hy verskillende situasie-faktore moet evalueer: die pad, verkeersligte, ander padgebruikers.
Produktiewe kantoorwerk vereis situasiebewustheid en toegang tot 'n 'vloeiende' toestand. Ongelukkig is dit onmoontlik om gelyktydig in beide state te wees, daarom moet werknemers, met inagneming van die huidige take, omstandighede en interne en eksterne faktore, tussen hulle wissel. En die kantoorruimte moet werk in elk van hierdie state ondersteun.
Konsentrasie werkruimte ontwerp
Afleiding sal nie verdwyn nie, maar kantoorruimte moet werk gefokus hou eerder as om nuwe hindernisse te skep vir die bereiking van 'n 'vloeiende' toestand.
Die werkbehoeftes van werknemers verander gedurende die dag, afhangende van die taak. U moet byvoorbeeld eers u pos sorteer, verskeie oproepe maak, dan voorberei vir 'n vergadering, take met kollegas bespreek en dan 'n kommersiële aanbod voorberei. Slegs met 'n geïntegreerde benadering tot ontwerp, kan u 'n ruimte skep wat geskik is vir al die gelyste aktiwiteite.
Hierdie holistiese benadering tot die organisering van kantoorruimte omvat vyf beginsels: diversiteit, keuse, beheer, erkenning en aanvulling.
Diversiteit. Moenie kies tussen oop en privaat gebiede nie; u moet werknemers van albei voorsien, en ook die geleentheid gee om die geskikte ruimte vir elke taak te kies. Werk wat konsentrasie verg, kan in enige gebied uitgevoer word: iemand is gemakliker in 'n oop ruimte vir die geluid van 'n kantoorgeruis, terwyl iemand 'n volledige stilte op 'n afgesonderde plek benodig. Die belangrikste ding is dat albei soorte ruimte in die kantoor aangebied word.
Keuse. Vertrou u werknemers om te kies waar, hoe en wanneer hulle hul werk doen. En hulle sal self die omstandighede kan vind waarin hulle die produktiefste sal wees.
Die beheer. Gee werknemers beheer oor hul werkplek. As u alles vir hulle besluit, is die waarskynlikheid groot dat u verkeerd is met hul voorkeure. Deur byvoorbeeld te besluit om geraasinterferensie onder werknemers uit die weg te ruim en hulle van gemeenskaplike gebiede te isoleer, kan maatskappye die interaksie tussen kollegas aansienlik afbreek. In plaas daarvan gee werknemers die vermoë om die privaatheid van hul werkplek te reguleer, die frekwensie van interaksie met kollegas, sowel as die stel bykomstighede, die vlak van lig, temperatuur, ens. Die besef dat hulle hul werkruimte kan beheer, kan sommige negatiewe gevolge van afleiding vergoed.
Erkenning. Dit is maklik om van punt A na punt B en dan na punt C te kom. Duidelike en eenvoudige opstellings stel mense in staat om vinnig in die ruimte te navigeer en ongemaklike situasies en tydverspilling te vermy. 'N Werklike verstaanbare uitleg stel 'n werknemer in staat om 'n kaart van die kantoor geestelik voor te stel, kollegas daarin te vind en die doel van elke sone intuïtief te verstaan. As u funksionele gebiede duidelik afbaken, oorlaai u nie die kognitiewe prosesse van werknemers met onnodige gedagtes nie, en is hulle dadelik gereed om hul energie te rig op die voltooiing van take in plaas daarvan om in die ruimte te probeer navigeer.
Aanvulling van kragte. Gee werknemers tyd en ruimte vir pouses. As ons lank op werk konsentreer, word baie energie bestee en word die liggaam vinniger moeg. Ons brein doen regtig wonderlike dinge deur ons lank op iets te laat konsentreer sonder om aandag te gee aan afleiding. Daarom is 'herlaai' na sulke aktiwiteite eenvoudig nodig. Een opsie om u energie te herlaai, is om die uitsig vanuit die venster te geniet terwyl u 'n kort rukkie van die werk afneem, en enige onderneming moet hierdie geleentheid bied. U kan ook gedurende die dag kort pouses neem om 'n peuselhappie te neem of met kollegas in informele gebiede te gesels. Een of twee langer pouses, soos om na die gimnasium te gaan of buite die kantoor te stap, kan die nodige energieverbetering bied vir 'n langer werksessie. Dit is belangrik om werknemers van hierdie opsies te voorsien sodat hulle altyd opgewonde is om in konsentrasie te werk.
Die probleem van konsentrasie in Russiese kantore
Denis Chernichkin, direkteur van Haworth Business Interiors, het sy kommentaar oor hierdie studie gelewer en dit met die Russiese realiteit gekorreleer.
'Die probleem met konsentrasie in oop ruimtes in Rusland is nie minder dringend as in die Weste nie. Ek sou selfs sê dat die kwessie nog skerper is. Die feit is dat Amerikaanse maatskappye byvoorbeeld meestal versigtig na die oop ruimte beweeg en dit slegs vir spesifieke afdelings of sones gebruik. In Russiese kantore het hierdie oorgang skerper en reguit geword, sonder om die besonderhede van werknemers se aktiwiteite en hul werkstyle in ag te neem. Daarbenewens is daar in talle rye monotone "bankies" feitlik geen afbakening of akoestiese versperrings nie. Waarom geraas en ander afleiding kritieke vlakke bereik. Dit word bevestig deur ons navorsing oor Ideation in Russiese kantore, waardeur ons voortdurend bevestig word dat byna elke onderneming die hoofklag van werknemers is die gebrek aan privaatheid en onvermoë om te konsentreer.
Om werknemers op hul take te kan toespits, moet die werkruimte duidelik omskrewe areas bied vir span-, individuele en gefokusde werk. Hierdie sones moet nie meeding nie, maar mekaar aanvul. Groter verskeidenheid en beskikbaarheid van hierdie of daardie ruimte stel werknemers in staat om die mees geskikte omgewing vir die huidige taak te gebruik, en stel hulle in staat om nie die aandag van die bure af te lei nie, en verlig die vervelige eentonigheid van die herhaling van oop ruimtes, wat die akoestiese gemak verbeter.
En natuurlik is dit uiters belangrik om werknemers op te lei in die korrekte gebruik van ruimte. Dit is nodig om mense van meet af aan by die proses van verandering te betrek, aangesien dit baie makliker is om idees wat deur kommunikasie met kollegas ontvang word, te implementeer en nie ander op te lê nie. Ondernemings moet nuwe gedrag versterk deur middel van 'n goed geartikuleerde veranderingsstrategie, kommunikasie en opleiding. In hierdie geval sal werknemers nie weerstand bied nie, en die doeltreffendheid van innovasies sal so hoog as moontlik wees. ' Gebaseer op Haworth-navorsing
