Onlangs word die konsepte Agile en Activity Based Working al hoe meer gewild en baie ondernemings oorweeg dit reeds om dit in hul kantoor te implementeer, maar ondervind sekere probleme. Die bestuur is dikwels nie in staat om sulke veranderinge aan te bring nie, omdat hulle bang is om werknemers se ontevredenheid en afname in hul produktiwiteit in die gesig te staar.
Denis Chernichkin, direkteur van Haworth Business Interiors, het ons vertel waarom 'n verandering in die konsep van 'n kantoorinterieur die werk van die onderneming negatief kan beïnvloed en wat in ag geneem moet word om die ruimte so doeltreffend moontlik te organiseer.
Wat is die grootste probleme met die implementering van projekte soos Agile en Activity Based Working?
- Kantore wat volgens hierdie begrippe geïmplementeer word, veronderstel allereers dat daar verskillende funksionele areas is wat die werknemer na goeddunke kan kies, afhangende van die spesifieke taak en tipe aktiwiteit. Hierdie diversiteit gee so 'n vryheid van aksie by die beplanning van 'n kantoor dat die mense wat hiervoor verantwoordelik is, soms geen idee het waar om te begin nie, waarop hulle moet fokus, of glad nie besluit oor belangrike veranderinge nie, en as hulle dit wel doen, kan hulle nie die taak en verduidelik aan die argitekte watter resultaat bereik moet word. Gewoonlik is die formulerings te abstrak, gebaseer op gevoelens en tendense eerder as konkrete feite en statistieke. Hierdie wense is ver van 'n sinvolle, gestruktureerde tegniese opdrag van hoë gehalte, wat die vereistes vir 'n doeltreffende ruimte vandag en op 'n afstand van drie tot vyf jaar vir 'n bepaalde onderneming weerspieël. Die resultaat kan blyk te wees onvanpas volgens die verwagtinge van die klant.
Dikwels begin maatskappye, sonder om te verstaan wat hulle presies wil kry, die idees van bestaande kantore kopieer sonder om aan te pas by hul eie behoeftes en implementeer dit in 'n heel ander ruimte, onder verskillende omstandighede, in ander spanne wat fundamenteel nie bereid is om dit te aanvaar nie. konsepte. As gevolg hiervan lei dit tot 'n beduidende afname in produktiwiteit.
Ondanks die feit dat hierdie probleme meer inherent is aan die oorgang na die konsepte Agile en Activity Based Working, kan dit ontstaan deur die skepping van enige ruimte. Natuurlik is dit makliker om 'n standaard "oopruimte" -kantoor te skep, waar oplossings van dieselfde tipe dikwels gebruik word, maar in sulke gevalle ontstaan ook probleme met die formulering van die vereistes vir effektiewe ruimte.
Hoe definieer u effektiewe kantoorruimte?
- Dit is 'n ruimte wat mense bymekaarbring en waar hulle die mees produktiewe en doeltreffende is. Dit is die omgewing waarbinne werkspanne of individuele spesialiste hul potensiaal kan maksimeer as die omgewing dit nie verhinder nie, maar help. En aangesien elke span en elke spesialis individuele eienskappe het, is die effektiewe ruimte uniek vir elke individuele organisasie. Daar is geen enkele scenario of korrekte antwoord nie, want baie hang af van die doelstellings van die onderneming. Vir sommige is dit op die oomblik belangrik om koste te verlaag, vierkante meter per persoon te verminder, vir ander - om 'n nuwe produk te skep of 'n nuwe tegnologie op die mark te bring, vir iemand - om die tevredenheid van die klant en die kwaliteit van die diens te verhoog. Soms is hierdie take in konflik. Daarom moet elke onderneming bepaal wat sy doelwitte is, die kriteria vir sukses en hoe dit bereik kan word en hoe die ruimte kan help om hierdie take te vervul.
Ek sou voorstel om te begin deur een baie belangrike parameter te identifiseer - organisasiekultuur. Dit is sy wat die maatskappye van mekaar onderskei. Dit is 'n uiters belangrike eienskap wat dikwels in ons mark onderskat word, hoewel die belangrikheid daarvan al lank in die wêreld erken word. Die kennis en begrip van u onderneming se kultuur maak dit makliker om vas te stel watter ruimte dit benodig.
Hoe kan kultuur in verband gebring word met die ruimte?
- Kultuur beïnvloed letterlik alle aspekte van die aktiwiteite van 'n organisasie, insluitend bestuur, sakeprosesse, produkte wat geskep word, aantrekking en behoud van werknemers, besluitnemingstelsel, reputasie en vele meer. Dit bou 'n gevoel van veiligheid, toewyding aan die onderneming en beïnvloed die tevredenheid en produktiwiteit van werknemers. Daarom word dit dikwels beskou as 'n volwaardige en baie belangrike bate van die organisasie.
Gewoonlik word kultuur in 'n onderneming geassosieer met formele dinge, soos korporatiewe waardes, werkstandaarde, gedragskodes - die sogenaamde sigbare faktore. Maar daar is ook onsigbare faktore wat die onuitgesproke reëls en gewoontes van mense bepaal. In hierdie gebied speel die werkruimte ook 'n belangrike rol, insluitend argitektuur, interieurs en meubeloplossings. Die werkruimte is dus 'n belangrike deel van die organisasiekultuur en moet daarmee ooreenstem. Dit is soos 'n legkaart uit 'n ander stel - dit pas nie net die naburige elemente nie, maar dit sal die hele prentjie heeltemal verwoes. Dit is dieselfde met ruimte. Op baie maniere vorm dit die manier waarop 'n werknemer werk, dus as die ruimte nie by die huidige kultuur pas nie, sal mense teen die waardes van die onderneming werk.
Dit blyk dat as u 'n werknemer van een kantoor na 'n ander verhuis wat opvallend anders is as die vorige, sal hy anders werk?
- Beslis. Natuurlik sal hierdie verandering nie altyd so spoggerig wees nie, maar die punt is dat die tipe ruimte, die funksies wat daarin beskikbaar is en die organisasiekultuur in die algemeen bepaal hoe 'n persoon take benader, met kollegas omgaan en besluite neem. Immers, al dink ons gewoonlik nie daaraan nie, is die invloed van kultuur op ons gedrag regtig groot. Dit is die moeite werd om van plek te verander, en ons tree al onbewustelik anders op.
Ek hou van die gesegde van Winston Churchill: 'Eerstens definieer ons die vorm van ons geboue, en dan bepaal ons geboue die vorm van ons gedrag.' En dit is inderdaad. Neem byvoorbeeld ter vergelyking die gedrag van mense buite die kantoor - in 'n duur restaurant en in 'n gewone kroeg. In die eerste geval probeer ons om die vlak aan te pas - 'n formele kleredrag, 'n rustige toon, dikwels 'n gesprek oor intellektuele onderwerpe. Maar stel jou voor dat ons in 'n kroeg is - ons gedrag sal meer vry en informeel wees. Dieselfde gebeur in kantore - die ruimte beïnvloed die gedrag en werkstyl van werknemers direk.
Sê nou werknemers hou nie van die ruimte waarin hulle werk nie? Hoe sal dit hulle beïnvloed?
- Dit is 'n uiters belangrike vraag. Ontevredenheid van werknemers oor kantoorruimte, waar dit byvoorbeeld onmoontlik is om 'n gemaklike funksionele area te vind wat geskik is vir 'n spesifieke taak, of as daar baie irriterende afleiding is, skep 'n beduidende negatiewe effek. Ongelukkig kan werknemers nie die bestaande ruimte op hul eie verander nie. Hierdie gesag val op die skouers van professionele persone wat verantwoordelik is vir die oprigting van die kantoorinterieur, wat die kulturele eienskappe van die organisasie moet in ag neem om die gemaklikste omgewing te skep. As gevolg van die verskillende soorte aktiwiteite van departemente binne een organisasie, is daar sogenaamde subkulture wat ook in ag geneem moet word by die ontwerp.
Ons weet almal dat die argitektuur van verskillende lande en stede van mekaar verskil, kulturele eienskappe weerspieël en 'n unieke atmosfeer skep. Op kantoor is alles dieselfde - die ontwerp en argitektuur van die kantoorruimte moet die individualiteit van die organisasie en sy afdelings weerspieël.
Hoe kan u u organisasiekultuur definieer en verstaan watter ruimte die beste daarby pas?
- Dit is eintlik heel eenvoudig. Daar is 'n klassifikasie gebaseer op 25 jaar se navorsing deur professore Cameron en Quinn van die Universiteit van Michigan, genaamd 'Competing Values'. Wetenskaplikes het vier dominante waardes in ondernemings geïdentifiseer: Samewerking, wedywering, skepping en beheer. Elke waarde word geassosieer met 'n stel kenmerke van die werkruimte wat die ondersteuning maksimeer. Terloops, hierdie model is deur baie kenners as baie effektief erken en volgens die Financial Times-gradering die top 50 beste besigheidsinstrumente in die geskiedenis betree.
Kom ons kyk byvoorbeeld na maatskappye waar die beheerwaarde oorheers. Vir hierdie organisasies is die sleutel om die werk “reg” te doen. Dit word gekenmerk deur 'n duidelike organisasiestruktuur, hiërargie, streng beheer, 'n oorvloed protokolle en prosedures, en formele interaksie tussen werknemers. Dit is meestal groot burokratiese maatskappye en regeringsinstansies, sowel as finansiële en regsdepartemente. Die ruimte moet in hierdie geval gekenmerk word deur 'n ordelike, verstaanbare rangskikking van werkplekke, handhaaf hiërargie en status, wees toegerus met hoë afskortings en spesiaal aangewese areas vir interaksie, eerder afsonderlike vergaderruimtes. Werkplekke is gewoonlik geïsoleer, rig verdeel in afdelings in die nabyheid van die baas. Konserwatiewe kleure word dikwels in die binneland gebruik.
Ter vergelyking, laat ons die teenoorgestelde waarde "Skepping" neem. Maatskappye wat deur hierdie waarde oorheers word gekenmerk deur die begeerte om eers 'n produk of diens te maak; hulle fokus op innovasie, op out-of-the-box denke, op die begeerte om 'n leier te word deur nuwe ontwikkelinge en vinniger vrystelling aan die mark van 'n unieke aanbod. Hierdie tipe word dikwels geassosieer met IT-ondernemings sowel as kreatiewe bemarkingsagentskappe, maar feitlik het byna enige onderneming wat sy eie produk skep, hierdie waarde, veral as dit in 'n leidende posisie in sy bedryf is. Vir sulke maatskappye is dit uiters belangrik om groepbesprekings, dinkskrums, vergaderings te kan voer, hul idees te alle tye informeel met kollegas te kan deel. Daarom benodig hierdie tipe organisasie baie verskillende plekke vir individuele gefokusde werk, asook vir kollektiewe interaksie en spontane vergaderings, groot oppervlaktes vir visuele vertoning van inligting, ruimer ruimtes met 'n goeie perspektief, aangesien dit die verbeelding bevorder, meer kompleks en organiese uitleg, gebrek aan eenvormigheid in ontwerp en herhaling, inspirerende interieuroplossings, minder beperkings en meer vryheid, en baie verskillende gebiede vir kreatiwiteit met goeie akoestiek, omdat die kreatiewe proses word baie maklik vernietig.
Maar die belangrikste ding om te onthou is dat elke onderneming altyd al vier waardes kombineer. Twee van hulle oorheers gewoonlik, maar in elk geval is die organisasiekultuur van elke onderneming 'n unieke kombinasie van al hierdie waardes wat in sekere verhoudings voorkom. Daarom sal u nie ondernemings met dieselfde kultuur kan vind nie. As u u eie organisasiekultuur ken, die balans tussen sleutelwaardes verstaan, kan u 'n duidelike idee kry van die ruimte wat nodig is vir elke spesifieke departement en die onderneming as geheel.
Hoe presies kan u die kultuur in 'n onderneming identifiseer?
- 'n Omvattende wetenskaplike benadering is nodig vir 'n duidelike diagnose van die organisasiekultuur van die onderneming en sy afdelings. Ons by HAWORTH het ons eie gepatenteerde CultureLENS ™ -metodologie om hierdie soort navorsing te doen. Danksy rekenaartegnologie kan alle werknemers aan hierdie studie deelneem en vrae op afstand beantwoord om die huidige organisasiekultuur te ontleed. Topbestuurders beantwoord addisionele vrae wat help om die voorkeurorganisasiekultuur te bepaal wat hulle binne 2-3 jaar in hul onderneming wil sien. Alle antwoorde word op 'n rekenaar verwerk, wat kantoorruimte kundiges en strateë in staat stel om individuele gevolgtrekkings en aanbevelings vir die kliënt op te stel. Deur byvoorbeeld die huidige en voorkeur kulture te vergelyk, kan u verstaan watter rigting u moet beweeg en watter veranderinge in die kantoorruimte geïmplementeer moet word om die gewenste resultate te behaal sonder om verwerping en weerstand van die personeel te veroorsaak.
Verstaan ek reg dat die resultate van die studie van organisasiekultuur die basis vorm van die opdrag vir die ontwerp van die kantoor? Moet klante iets anders verskaf?
- Ja, die resultaat van die studie is 'n gedetailleerde verslag, wat 'n ontwerpopdrag is, 'n gedetailleerde opdrag vir die skepping van 'n toekomstige kantoor met voorbeelde van ruimtelike oplossings wat die voorkeur organisatoriese kultuur van die bestudeerde onderneming sal ondersteun. Maar ek het net oor een instrument gepraat, alhoewel 'n fundamentele instrument. Benewens organisasiekultuur, is dit belangrik om ander individuele eienskappe van die organisasie te verstaan - bestaande werkstyle, soorte interaksie tussen departemente en werknemers, statistieke oor die gebruik van werkplekke en gemeenskaplike plekke, persoonlike tevredenheid met die huidige werkruimte, ens. Daar is addisionele navorsing om ondernemings te help om al hierdie funksies te identifiseer.
Ten slotte wil ek weereens beklemtoon dat elke onderneming, wanneer hy 'n nuwe kantoor ontwerp of in 'n bestaande kantoor opknap, sorgvuldig en sy behoeftes moet ontleed. Dit is moontlik dat hierdie organisasie nie hoef oor te skakel na Agile of Activity Based Working nie. Niemand het die taak om mode te volg of nuwerwets te wees nie, ons verantwoordelikheid is om die regte ruimte te skep wat produktiwiteit, tevredenheid en werkersverbintenis verhoog. Mense is immers die belangrikste bate van enige maatskappy.
